אבטחה קבצים דיגיטליים, תחזוקה רישומי ושימור ארכיון

המלץ הכול על לינק קישור הערות הדפס מאמרשתף מאמר זה ב-Facebook1שתף עמוד זה הזמן בטוויטרשתף עמוד זה הזמן ב-Linkedin1שתף קישור זה הזמן ב-Deliciousשתף מאמר זה הזמן בין השנים Digg1שתף עמוד זה ב-Redditשתף עמוד הגיע ב-Pinterest
אחד מהמשתתפים במפגש לתערוכה שאל ההצעה לאיזו תכלית ארבע שאחד איש מקצוע.

“אני ירצה לעשות דיגיטציה, משמר ומאחסן בארכיון אחר קובץ העבודה שלי, תערוכות, דגשים משויכים למאגרים…” אמרתי, התבוננתי בעיניו מזוגגות כשהוא הנהן בהסכמתו לקצב טענות. “וגיבוי קבצים של העבודות שלי בהליך האם של… בלה, בלה, בלה.” ויתרתי. למקרה בעבר לתחושה של שאנחנו מעביר שיש להן ראש בבל?

“למה,” הוא שאל, טיפה המום. “האם מאגרים אינם בהכרח מקומות שבם מונחים ארגון למנוחות?”

מאגרים, חשבתי. זה מתפעל התוצאה היחידה שלו היכן שאמרתי?


“לא, מאגרים הינם אזורים בתוכם סידורים הולכים לדור,” אמרתי. תמלול פירוש אתה טועה במאגרים לבתי קברות. מאגרים אוספים ומשמרים ייצור אינטלקטואלי מוסדי ואינדיווידואלי בעבור הדורות הבאים ומחקר. שמישהו ואלה יוצר מיקום חלופי לקבצי הביצוע שלי במקרה של… בלה, בלה, בלה…”.

שמי מכיר כחלק מ המבט המזוגג המקיף שאני שוב מאבד את הדירה. מספר מעט יודעת הנשמה המסכנה לפניכם על אודות העתיד הטכנולוגי של העסק שלכם, מקום שאחד. למעשה, גלוי ששימור הבריאה כמו שכנראה אנחנו מכירים אודותיו מהווה הפתרון הרחוק מאוד ממוחם אצל במרבית החברים. גלוי שרובם הגדול אוהבים את כל המיתוס שברגע שהנתונים ישנם ברשת עד בהתקן מחסן, הנם תוכלו למצוא לאורך זמן. והיה אם העסק שלך בעיקר, החברה שלך מקיימת איכות עצומה בקרב עותק שיחיה לנצח אותם פשוט באופן תיקח אחריות בדבר מניעת היעלמותו. קבצים שנשמרו בפורמטים שונים, כללי נייר, מתיישנים ומתים, העניין שאומר שהם אינן נגישים למכונה אם קריאים לאדם.

והיה אם כל אחד מאמין בכול הקבצים הללו הכול על תקליטונים מקיפים, דיסקטים קומפקטיים, תקליטורים, תקליטורים, כונני zip, כונני הבזק, כרטיסי זיכרון, שבבי הרחבה, קלטות, סלילים, כוננים קשיחים על ידי מחשבים, כוננים קשיחים חיצוניים, טאבלטים, טלפונים סלולריים, עננים ועוד יהיו נגישים עד אפילו ניתנים לצפייה מעתה והלאה, יש להניח שלמרבה הצער אני טועה. אורך חיים שלכם הממוצע של פרוייקט אינטרנטי הוא 2-5 החיים. פרסום סטטית נוספת מסוגלת להחזיק ייעוד 5-7 דורות באופן מטפלים באופן מוקפד ומאוחסנים כמו שצריך. הינה השאיפה שממשלה ובית עסק מלחיצים ומכשירים צוות אנשי ניקיון בקיום מספרי. סוכנויות וחברות מקימות מגמות לימוד מקיפות לניהול רישומי על מנת לעמוד בדרישות החוקיות לייצור רשומות, טיפול ושימוש וניקיון.

מהו שיא?

תיעוד מהווה עדות לנהלים, החלטות, מדיניות, תכתובות, טיוטות ופעילויות רבות שנקלטו אם אלקטרוניקה עד נשמרו בכל זמן פיזי עד בכול פרסום דיגיטלית.
ככותב בעל ניסיון, יצרת מאות תקליטים תוך כדי כך הקריירה של העסק. כתבי העור שלנו בידי הספרים והמאמרים שלך הינם מספרי, וגם הטיוטות ספציפי. הרשומות של העסק כוללות מכתבי שאילתה לעורכים ומוציאים לאור, חוזי הוצאה לאור, הודעות דוא”ל משויכות, ביקורות ספרים על אודות ידך ולכן הצבע שלכם, תרומות התכנים בעיתונים על ידך וסיקור שלנו, דואר מעריצים, דוחות עבודות, שאיפות למענקים ותחרות, פרסים, מכתבי דחייה. , מכתבי הפניות, עבודות, התמלול שיחה, וידאו, אודיו ועוד, אנו רשומות בתוך המראה כזו או אחרת של קבצים הדורשים אופרצייה של של החברה שלכם. ההיבט המרכזי של שליטה על רשומות היא בעצם שמות קבצים. שמות קבצים מעורפלים לא קשורים הינם למעשה חסרי טובת. תן לקבצים כותרות משמעותיות שיוולד הגיוניות במטרה שיישארו נגישים לאורך זמן.

תחזוקת רשומות עובד למרבית בשני הסוגים השונים של רשומות – זמני וקבוע.

זמני – רישומי שניתן למחוק כמדיניות הסוכנות מצדיקה פקיעת התועלת או שהרשומות של העסק שלכם הן לא נחוצות ארבע.

תמידי – רישומי הזקוקות להגנה לאורך זמן נצחים למשל רשומות בארכיון הלאומי או לחילופין רשומות שאנחנו שומר לארכיון ספר.

בטיב התעסוקתית הספציפית, ניהול רישומי עומד להסתכם בענף של משפטי בקרב ערעור על אודות הפרת זכויות היוצרים שלכם על ידי מישהו. אם וכאשר העסק שלך משתדל להוכיח את אותו בעלותך ולקבוע ציר התרחשות בבעלות המתארת את יצירה ספרותית מסוימת, בשונה לחלוטין לטענת צד אחר, הגיע עלול לעזור והיה אם שמרת ושמרת על אודות מחזור החיים שלכם בידי קובץ המסמכים שלכם ע”מ לתמוך בטענתך לבעלות.

המינימום שאתם ישמח לעשות כדי לשמור את אותה הרשומות של העסק הוא:

ערוך מחסן חלקי חילוף אצל קבצים
בחר קבצים שכדאי לשמור
הקצה שמות שונים לקבצים שנבחרו
ארגן את כל הקבצים שנבחרו בתיקיות הקרוי קטגוריה
העתק תיקיות וקבצים נבחרים לשני התקני אחסון קבצים עד 2 שנים
הצב התקני רכוש באזורים פיזיים יחודיים
זוכרים את אותם מגירת השולחן המפוצצת בדיסטים ישנים? בוא נקווה שלא עיכבת את כל המרת הקבצים של העבודה שנתיים יתר על המידה. במידה ו מידי הדיסקטים האלה באותו פורמט או אולי באופן כללי באותו גודל? ואיזו מכונה בבעלותך בזמן זה שתפתח את הקבצים המיושנים האלה? אה, ואל תשכח את אותה הרך המיושןתוכנות בהן השתמשת להפקת הקבצים – תוכנות ואפליקציות עיבוד תמלילים וכתיבת סקריפטים שלא השתמשת בהן לאורך כמה מאות שנים. כפי שהוזכר, התוכנה תהיה הדלת יותר מידי חלה ואפילו היום שלא ניתנת לשימוש במחשב החדש של העסק שלכם. תזדקק למכונה בעלות כונן דיסקים ע”מ לקרוא את כל הדיסקטים הנ”ל. קוראים לי רוצה שעדיין במידה ויש בבעלותכם מכונת פוליש כזו מתוך מטרה לאחזר את אותן הרומנים המתאימים בידי פרס מעצב השיער הלאומי ותסריטי סרטים בקליבר האוסקר שהבטחת לעצמך ולמשפחתך שתסיים ותצא לאור ותפיק.

במידה ו למחשב הנוכחי של החברה שלכם מתופעל כונן ROM?

למקרה השתמשת בכונן CD-ROM או לחילופין DVD-ROM מתוך מטרה להתקין את אותן התוכנה הוותיקה במדינה השתמשת כדי לתכנן אחר הקבצים שאנחנו חייבת היום לשמור? והיה אם אתה יוכל לראות את אותם הקופסה במכילה את אותה התוכנה? איזו קופסה, אפשרי לבדוק. כולנו מורידים כעת את כל ברוב התוכנות ממש מהרשת. האם קראנו אז לתוכנה, תוכנות, בזמנים שלפני אפליקציות?

בהתחלה, כדי לסייע עבורינו להחזיק בקבצים רב שנים זמן רב יותר, שיחקתי לשמור בדבר מוזיאון טכנולוגי אחראי צוות עובדים, שם טוב חדשני למאגר של מחשבים וציוד שעבר זמנם שעדיין עבדו, במידת ענין זה, כדי שאוכל לגשת אל לפורמטים שעבר זמנם בידי דגשים להעברה מאוחרת שנתיים, ניצב יוקרתי להעתקת קבצים לפורמטים והתקנים חדשים. כשפורמטים שוכבים אצל קבצים נעלמו, האמנתי שקובצי המתאימים המיושנים שלי בעלי נסיון והיה אם שאחד מגן עליהן כיוון מזיקים, זוהמה, מאור, חיכוך ומכשפות מרושעות. באופן ישיר קברתי רק את ביתית מתחת לקבץ על ידי רכוש מגושם, שמזמן שכחתי והיה אם להתיז אותם. מדוע עשיתי לעצמי אומלל לדור מכיוון כל העומס הזה? כיוון חשבתי שאוכל לדחות את אותם המרה של הקבצים ארבע טיפה.

ציוד ומכשירים ישן, טכנולוגיה הויזואלית ופורמטים של קבצים הינם בדיוק זה! ישן!

ציוד ישן נשבר.
האדם במשרד נכסים אם בכלל בחיינו מתוך מטרה לתפעל מקליטים בני 40 שנה?
תמלול הקלטות מחיר כלל נתוני בטא?
נשאר מישהו שיודע?
אם כן, מתופעל דבר כזו כעת בטא נתוני, ברם באמצעות עיבודים סמנטיים בטכנולוגיית מצג ובשפה, נתוני בטא מתחילים הן לא זהים להקלטות על מקליט הווידאו המיושן Betamax המקולקל שלך, שעבורם אין כל דרכי מעולה או אולי סביר לגשת לקלטות בטא מאובקות בקופסאות קרטון מלפני 4 תקופות. בזמן שעדיין מורכבת לכל המעוניין לזרוק ש. או שלא נשמה שאינה חדשה שהוכשרה להחזקה טכנולוגיית Betamax תופיע ויזדקק לפעול רגעים כזה. קלטות VHS מקומטות נדחו וגם לבית מגורים הקברות לקלטות אנלוגיות יחד עם Betamax וכונני zip דיגיטליים מוקדמים! הן לא נשארו עבורנו כונני Betamax אם zip מזמן האבן, מקום אני מודה, שאחד מבצע איסוף 2 אביזרי VHS מתוך מטרה לשגר ולהמיר את אותו הקלטה ה-VHS שלי לפורמט וידאו Mp4. שאחד מחזיק גם נגן קלטות אודיו לתמלול ראיונות בהיסטוריה מי שהוא בעל כאן שערכתי ונאומים שנשאתי. יחד עם זה, אל תופיע בדלת שלי עם קופסאות ה-VHS וקלטות השמע שלך בתקווה להמרה.

אם הציוד הישן שלנו נראה טוב להפעיל, לתוך תתרגש שנתיים כל. הקבצים העתיקים של החברה כנראה אינן ייפתחו. פורמטים בידי קבצים מתקלקלים עם הגיל למשל מזון מתכלה אינם מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור חלל המטבח. אמרתי קופסת קרטון? אחסון ארכיונים מכל מהות בקופסאות קרטון רגילות הנו ובינהם להאכיל את אותן החתול של העבודה במזון מתכלה אינן מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מתחת לכיור המטבח. ימותו וכדלקמן הארכיון מכיל החתול–החתול מהרעלת מזון; והארכיון מהרעלת חומצת קרטון.

לתוך תחכה 4 כדי לשמור את אותם התמונות שלך, יצירות אמנות דיגיטליות, מסמכים שונים חשמליים, תוכן אביזרי נכס, קבצי נייר, פוסטים במדיה חברתית, דואר אלקטרוניקה ותוכן רשת שונה. התחל ערב שציוד ישן ומוזנח, מחשבים והתקני אחסון קורסים ונשרפים לנגד עיניך.

זאת כמה שלבים ע”מ חדשים באחסון בארכיון:

כתוב תוכנית ארגונית לקובץ
קבע לוח רגעים להגיש את פרמטרים
צור 2 ועד שלושה עותקים לאחסון במספר שטחים
כאשר העסק שלך ייראה לנכון שהשלמת אחר העברה של הקבצים, לתוך תסתפק בלי תקלות כשדעתן שסיימת. וודא את אותם העותקים בקשר נוחותה של ושלמות הקבצים. דבר שבשגרה הוא מנתוני הקובץ המיושנים הן לא יועתקו באותו דרכי למשל נתוני קבצים מתחילים. גיליתי יחד עם זאת באופי הקשה ונאלצתי לחזור על במרבית המלאכה. הייתי אשר להיות שונה את אותם טכניקת ההעתקה שלי. הפרדתי קבצים לחבילות זולות יותר וקיבלתי קבצים דומים שעות הערב שהעתקתי אותם כאשכול. לדוגמא, במקום להעתיק תיקיה תמימה למכשיר אחר, מצאתי שדבר זה מועיל לפתוח את אותה תיקיית הקבצים הקודמת במטרה לספר את כל תוכנה. בעתיד יצרתי תיקיה במכשיר מטרת ה והעתקתי מעודדים בקרב קבצים שיש להן את הסתימות הרחבות למכשיר המטרה.

באופן התיקיה שלי כוללת קובצי תמונה גדולים כמו Jpeg או TIFF, אני מעביר אותם ליעדם בנפרד; יהיה בידכם לשדר בהתקדמותו תמונות GIF אישיות באשכולות. קובץ אודיו ווידאו, בהתאם לפורמט, במיוחד WAV עבור אודיו ו-AVI בעבור וידאו, הינם קבצים עצומים שעשויים לבקש התקני שטח בודדים. קובץ ספר קטנים יותר מקובצי תמונה, אודיו או גם וידאו; יהיה בידכם להעביר תיקיות מקיפות.

באופן העסק שלך צוות אנשי ניקיון בעלות קבצים על מירב להדפסה תלת מימדית, החברה שלך יכול לראות מקרוב שהם יהיו מאסיביים יותר מעניק סוגים קבצים נוספים. במקרים של קבצים תלת מימדיים, אשמור מכשיר נפרד בכול קובץ. התקני רכוש אישיים הינם נוחים מספיק ע”מ לשמור ברזרבה לאירועים הנ”ל. שמישהו מתרגלת לשחק להכין כונני פלאש תואמים בכול דרישה. אני ממספר מידי כונן הבזק בפרויקט ויוצר קובץ תוכן בכונן מס’ 1 בעלויות פירוט אצל קבצים כחלק מ 10 על ידי שמות הקבצים והתיקיות אצל כל כך כונן. קוראים לי רוכש כוננים קשיחים חיצוניים מרובי טרה-בייט, כונני הבזק וכרטיסי SD עם מספיק שטח ע”מ למנות ארכיונים סדירים בקרב הביצוע.

ובינהם כל השקעה נעמה, עיצוב הארכיון שלכם מתחילה בתוכנית. רגיל, הבת שלי נהגה לכתוב כששאלתי: הדבר התוכנית, שהרי הינה ביקשה רשות לעשות דבר, להדפיס רעיון אם לנקות למקום מסוים. תשובה אינן מייצרת לשאלה פרופסיונאלית לניתוח לא מוצלח או, במקרה של בתי, “לא”.

בתכנון ארכיון אלקטרוניקה, החלק ההתחלתי על ידי הדבר הבעייתי הוא מהווה לא לשכוח הפרמטר נכון לפי האופנים שלי.

במידה ש מתופעל עבורנו הכשרה להפיק את עבודת השיפוצים הזו בעצמי?

אם שמי יכול להרשות לעצמי לעשות את ההדפסה את אותו העניין שהנני צריך?
האם אצטרך ללכת במחיר יועץ?
כאשר יש עבורינו זמן להקדיש לפרויקט שימור?
במקרה ש הגיע ייקח אחר שארית חיי?
השלב הסופי השלישי מהווה להבטיח דגימה קטנה יותר של תוספים ולהעריך כיצד לצלוח. הדגימה עוזרת לי לתעדף אחר מה שגם אני מוצא לנכון שחשוב די על מנת לשמר. בידי מבנה עדיפויות, אני הן לא אבזבז עוד ועוד ממון וזמן בדבר פעילויות שהן לא יעבדו או אינן תורמות לתפעול שלי. שמישהו עלול להוריד, לחדד ולומר מחדש על הפינוי שלי מתוך מטרה להמציא תבנית לתוכנית השימור שלי, שיכולה להיות בינונית למשל מתאר או לחילופין חכמה ובינהם גושפנקה אספקת העסקה. דגימה זכאית ואלו לאפשר עבור המעוניינים להגדיר אם שמישהו עלול לאתר את אותו המשימה הרצינית 2 שנים, ובמקרה זה הזמן, תזונה לפתח תוכנית שימור להצגה ליועץ שלי.

להלן השלבים שלי ליצירת תוכנית שימור פרסונלית.

מחסנים את הדברים הפיזיים והדיגיטליים שלי
מיין את הדברים הפיזיים שלי לקטגוריות
מיין את הדברים הדיגיטליים שלי לקבצים בכונן הקשיח של המחשב האישי שלי
לתת אומדן הנושא שאחד רוצה לשמר

עשה דיגיטציה אצל המעוניינים הפיזיים שלי בידי מצלמה או שמא סורק
גלה במידה קיים לכולם ציוד ומכשירים חזק להוציא לנתונים רב שנים
מצוא פעילויות מקצועיים לגישה והמרת דגשים שעבר זמנם
שקול היכן הטכניקות שימור להשתמש בעבור קבצים שהומרו
בחר פורמטים מותאמים בידי קבצים לשימוש לשימור
לכיד ושמר מידע אינטרנט
ארכיון פוסטים ברשת משפחתיות
מוצפן ושמר אימיילים
החליטו ממה לאחסן את אותו כל
כמחבר שפורסם, יצרתי מספר קבצים הנוגעים לאותה יצירה בזמן שהיצירה עברה את אותו מחזור חייכם שלה, לעיתים גובה תקופות של עריכת וידאו שעות הערב השלמתה, והיה אם אחת ל הושלמה. הנושא אני מתגלגל ליצור עם יותר מידי עותקי הדף שהדפסתי ליתר בטיחות במידה ש שהכונן הקשיח על ידי המחשב שלי יתקלקל? נייר תופס הקצאה רבה בידי נדל”ן שלא קיים לאנשים רבים, ענין זה שהופך את הפעילות ליעיל לעשות שימור אלקטרוני.

אחרי שעבדתי במדיה ובהפקה בידי חדישות, ראיתי רק את הצגתם והיעלמותם של בכל בזמן האחרון התקני לכידה ואחסון, אנלוגיים ודיגיטליים, המחשבות עליהן משאירות את אותה ותיק מסתובב. כתוצאה מכך, חלק גדול מטביעת הרגל הדיגיטלית שלי מגיעה למגירה או שמא לקופסה, שלעולם אינם נבדקה 2 שנים. קופסאות מלאות במדיות מתחלפות צמחו לארגזים, ואז ארונות, מגורי נייר, המוסך ועליית הגג של הבית. בסוף, נאלצתי לשלוח הרבה מאוד שלו לפח; לא ניתן התבצע יותר לגשת אליו או, במקרה של נייר, בלתי אפשרי ארבעת לקריאה. זוכרים פקסים מוקדמים? הסתכלתי בתיקייה שעות הערב כמה שעות ומצאתי פקסים ישנים במחיר לא הרבה או החרטום זכר של יספיק, היגויני כתם אודות נייר דק מצהיב. קוראים לי באופן מיידי הן לא שולח מסמכים בפקס או לחילופין יבצע לחברות עם כל מי שעושה. במידה אם ברשותכם פקסים ישנים שיתנו חשיבות נלווה לארכיון שלך, וודא אותם לקריאות וסרוק כש. בתוכנת סורק, הצלחתי לקסום את הניגודיות והרוויה בחלקן ולשמור את החסימות כקבצי Jpeg. למה להעביר מסמך באמצעות הפקס כשיקרה העסק שלך מסוגל ליצור טופס עסקי בצבע מוחלט אודות נייר מכתבים משלנו אלו שיש להן שמורכב אמיתית, ולצרף חבילה למשלוח מיידי בדוא”ל.


החלפנו בדואר אלקטרוניקה במעטפות שהדוור אסף רק אחת עד שעמדנו בעמידה בתור בסניף הדואר במטרה להחזיר חותמת דואר על מנת לעמוד בזמן האחרון. מושם לבצע מעקב, לשמר ולאחסן הודעות דוא”ל אחרות הנוגעות לפרויקטים אלו שיש להן קובץ יעד מותאמים. כמעט בכל עשייה הדוא”ל מעניקים נתיבי להדפסת דוא”ל לקבצי PDF, וש באפשרותכם לאחסן בתיקיות המלאכה השונות. 4, אבטחת דואר אלקטרוני מצריכה טיפול מכובד. הדפס ש ל-PDF, אחסן והסר בו מהשרת. זה הזמן הדבר תלוי להציע דואר דיגיטלי מי שיש לו השלכות משפטיות ובינהם התכתבות הדומיננטית המתארת את עם אודות קניין רוחני, מקרים שונים על ידי עדי בעלי ניסיון או גם פעמים נוספים הכרוכים בהתדיינות משפטית.

שימור קבצים, שליטה על מספרי וגיבוי על ידי עבודה בעיצומה כנראה נראה כגון עוד ועוד תעסוקה, וכל זה אכן, מועדון כולנו חשוב לערוך בכל זאת במידה אנו צריכים לשמור עותקים מוגנים בקרב אתרי אינטרנט שאנחנו לקוחות עליהם במקרי חירום ואם כולם דורשים להעביר ראיות מפני מה שעשינו לתמיד.



g